Exploitatiekosten in je bedrijfsplan

Maak je een bedrijfsplan dan maak je in het financiële gedeelte een exploitatiebegroting. Maar wat zijn eigenlijk exploitatiekosten? Dit zijn alle kosten die je maakt om je bedrijf draaiende te houden. De exploitatiekosten kun je opdelen in rubrieken, zoals:

Afschrijvingskosten
Deze kosten zijn de waardeverminderingen van je bedrijfsmiddelen. Meestal berekent je accountants- of administratiekantoor jaarlijks de afschrijving voor je bedrijf. Zeker als startend ondernemer is het verstandig om met hem te overleggen. Je kunt als startend ondernemer namelijk de eerste 3 jaar willekeurig afschrijven om je belasting te drukken en zodoende wat meer reserves op te bouwen voor nieuwe investeringen. De Belastingdienst gaat ervan uit dat alle bedrijfsmiddelen 5 jaar meegaan, met uitzondering van goodwill en gebouwen. Je bepaalt de jaarlijkse afschrijving als volgt: (aanschafprijs minus restwaarde)/ 5 jaar. 

Algemene Beheerskosten
Hieronder vallen een aantal kosten, zoals:
  • Controle- en advieskosten: Dat zijn de kosten voor de accountant of bijvoorbeeld een advocaat en notaris.
  • Kantoorkosten: Dat zijn kosten voor printpapier, drukwerk, visitekaartjes, pennen, potloden, cartridges, etc.
  • Telefoonkosten: Dat zijn de kosten voor zowel de vaste, als de mobiele telefoon.
  • Internetkosten: Dit zijn de vaste internetkosten en/of de mobiele internetkosten en de beveiligingskosten voor deze systemen.
  • Portokosten: Kosten voor postzegels en voor verzending van pakjes. Als je niet veel van dergelijke kosten hebt, kun je deze kosten ook onder de noemer kantoorkosten zetten. Verkoop je via je website en verstuur je de producten, neem deze post dan wel apart op.
  • Verzekeringen: Denk hierbij aan bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, etc. Let op: een arbeidsongeschiktheidsverzekering behoort tot de privé-uitgaven.
  • Kosten openbaar vervoer: Als je voor de zaak ook gebruik maakt van openbaar vervoer, kun je bijvoorbeeld een OV-kaart, of treinkaartjes hier opgeven.
  • Abonnementen en contributies: Hier kun je denken aan je onderhoudscontract voor je boekhoudprogramma, abonnementen op adviesbrieven of vakliteratuur, etc.
  • Gemengde kosten: Hieronder vallen de kosten voor koffie, broodjes en eventueel overnachtingen als je voor de zaak onderweg bent. Je mag van de Belastingdienst slechts 73,5% van deze uitgaven inclusief btw als kosten aftrekken. Dit geldt ook voor representatiekosten (kosten van een bloemetje, cadeaubon, etc.). De btw hiervan kun je niet terugvragen.
  • Scholingskosten: dit zijn de kosten voor cursussen, of een studie die van belang zijn/is voor het functioneren in je bedrijf.
Bankkosten (hieronder vallen ook de financieringskosten
 
  • Rentekosten zijn de kosten voor roodstand op je rekening-courant, of de rentekosten van je lening.
  • Bankkosten zijn de maandelijkse kosten voor internetbankieren, kosten voor een bankpasje en kosten die een bank je per kwartaal in rekening brengt. Vraag je bank met welke kosten je maandelijks/per kwartaal rekening moet houden.
Huisvestingskosten
Heb je kantoor aan huis in een eigen woning, dan mag je geen huurkosten berekenen voor het gebruik van de kantoorruimte, tenzij je kantoor-, praktijkruimte een eigen ingang heeft en een eigen toilet. Evenmin kun je de gemaakte kosten voor energie, water en schoonmaak aftrekken. Wel kun je kosten aftrekken voor klein onderhoud (vervangen lamp, reparatie bureaustoel, etc.).
 
Heb je kantoor aan huis in een huurwoning? Volgens Tips en Advies van 8 september 2015 staat de fiscus aftrek toe in een huurwoning als de werkruimte in je woning minstens 10% van de totale ruimte beslaat en je de ruimte tot het ondernemingsvermogen rekent. Bereken hier of je voor aftrek in aanmerking komt. Ook de Rechtbank Noord-Nederland heeft op 23-07-2015 aftrek toegestaan. Stel je bedrijfsruimte is 1/10 gedeelte van de totale woonoppervlakte, dan mag je ook nog 1/10 van de energiekosten en water tot de maandelijkse bedrijfskosten rekenen, evenals de schoonmaakkosten van je bedrijfsruimte.

Marketingkosten
Dat zijn de kosten voor reclame en advertenties. Hieronder vallen ook een mooie folder, ontwikkeling van een eenvoudige website, of een aankleding van een stand op een beurs. Let op: zijn de kosten van de ontwikkeling van een website hoger dan € 450, dan kun je deze kosten tot de investeringen rekenen.

Personeelskosten
Start je een BV, of neem je personeel in dienst, dan is het verstandig om met je accountant- of administratiekantoor contact op te nemen. Zij kunnen je doorgeven wat de sociale lasten zijn waarmee je rekening moet houden voor jezelf, of voor je personeel. Denk eraan dat je als Directeur Groot Aandeelhouder (DGA) verplicht bent om € 44.000 (belastingregels 2015) als brutoloon uit je bedrijf op te nemen. Alleen als je kunt aantonen dat je de eerste jaren niet voldoende winst maakt, kan de belastinginspecteur toestemming verlenen om dit bedrag te verlagen. Weet je al welk salaris je het personeel wilt betalen? Weet je al of je rekening moet houden met reiskosten en andere vergoedingen voor je personeel? Probeer zo exact mogelijk in te schatten wat je kosten zijn.

Huur je personeel in op uurbasis, geen Zzp-ers, niet via een uitzendbureau, of payroll bureau, dan ben je verplicht om uurloon te verstrekken inclusief 8% vakantiegeld. Val je met je bedrijf onder een bepaalde CAO en ben je volgens die CAO verplicht om pensioenpremie af te dragen, dan moet je ook voor personeel op uurbasis pensioenpremie afdragen.

Huur je personeel in van een uitzendbureau, of laat je personeel verlonen via een payroll bedrijf, dan betaal je aan het bedrijf een uurtarief inclusief alle werkgeverspremies en vakantiegeld.

Huur jij andere zelfstandigen in die voor jou incidentele opdrachten vervullen? De kosten van inhuur van andere zelfstandigen verantwoord je in de exploitatiekosten onder: kosten inhuur diensten van derden, rubriek algemene beheerskosten.

Vervoer- en transportkosten
Rijd je met een auto van de zaak, dan kun je hier alle kosten opvoeren, zoals: wegenbelasting, verzekering, brandstofkosten, parkeerkosten, onderhoud. Rijd je met deze auto privé meer dan 500 km per jaar, dan moet je hier wel nog de privébijtelling (4%, 7%, 14%, 20%,  of 25% afhankelijk van energiezuinigheid en uitstoot) afhalen. Zie hier de bijtelling voor 2015. Voor 2016 staan er veranderingen op stapel. Bekijk de veranderingen hier.

Let op 1: Dit percentage bereken je van de cataloguswaarde (nieuwwaarde incl. BPM en accessoires). Bekijk de site van de Belastingdienst welke bijtelling op jouw situatie van toepassing is.

Rijd je minder dan 500 km per jaar met je auto van de zaak, dan hoef je geen rekening te houden met een bijtelling voor privé.

Rijd je met een privéauto zakelijke ritten, dan mag je jouw bedrijf €0,19 per km belastingvrij in rekening brengen. Schat in dat geval het aantal km dat je zakelijk rijdt per jaar met je privéauto en vermenigvuldig dat met €0,19.